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Begehungsmanagement

BITqms - die Software für mobile Begehungen.

Mit unserer Software können mobile Begehungen wie Produktionsüberwachungen oder Betriebskontrollen vor Ort unkompliziert durchgeführt und dokumentiert werden, sodass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die regelmäßigen Begehungen der Infrastruktur werden durch BITqms mittels automatisierter Kommunikation, einer standardisierten Bewertung vor Ort basierend auf passenden Mängelvorschlägen und vordefinierten Antwortoptionen sowie detaillierten Auswertungen unterstützt.
Icon für das BITqms-Modul Begehungsmanagement

Wie laufen mobile Begehungen mit der Software BITqms ab?

Unsere Software ermöglicht regelmäßige mobile Begehungen von Inventar sowie systematische Auswertungen zur nachhaltigen Verbesserung der Qualitätssicherung. Dabei bildet die Software die unternehmensweite Inventarstruktur zentral ab, das Inventar wird dann im Rahmen von regelmäßigen Begehungen bewertet, wobei spezielle Eigenschaften oder Zuordnungen des Inventars in die Gestaltung der Begehung einfließen können. BITqms stellt sicher, dass die jeweiligen Begehungen in den festgelegten Intervallen durchgeführt werden und sendet hierzu Benachrichtigungen per E-Mail an die zuständigen Bearbeiter.

Die Durchführung mobiler Begehungen mit Tablets bietet eine hohe Flexibilität und eine detailgetreue Dokumentation vor Ort – inkl. Bild- und Sprachaufnahmen. Für potenzielle Mängel eines Inventarobjekts können vorab Maßnahmen und Sofortmaßnahmen definiert werden. Diese (Sofort-)Maßnahmen werden bei entsprechender Mangelerkennung automatisch von der Software vorgeschlagen und können direkt umgesetzt bzw. zur weiteren Nachverfolgung abgeleitet werden. Das anschließende Begehungsprotokoll wird Ihnen per Knopfdruck mit individuellem Layout und Inhalt ausgegeben. Die Auswertung der Begehungen erfolgt automatisch nach vorab individuell definierten Bewertungskriterien. Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zeigen Verbesserungspotenziale und Handlungsbedarf auf. 

Organisieren: Wie unterstützt unsere Software die Abbildung der unternehmensweiten Inventarstruktur? 

Innerhalb der Software kann die komplette Inventarstruktur Ihres Unternehmens abgebildet werden: Die Inventarobjekte werden hierbei übergreifend einem Unternehmensbereich wie einem Standort, einer Abteilung oder einem Raum zugeordnet. Wird später eine Begehung eines bestimmten Standorts oder Raums geplant, so werden die zugeordneten Inventarobjekte automatisch für diese Begehung vorgeschlagen.

Für jedes Inventarobjekt können bestimmte Eigenschaften definiert werden, wie bspw. Typ, Anschaffungsdetails oder Kostenstelle. Zur eindeutigen Kennung kann auch ein entsprechender Barcode oder QR-Code hinterlegt werden. Für jedes Inventarobjekt lassen sich zudem ein individuelles Bewertungsschema mit verschiedenen Antwortmöglichkeiten sowie mögliche Mängel definieren. Dies stellt die Grundlage für die standardisierte Durchführung von Begehungen dar.

Eigenschaften des Inventarobjekts inklusive Mängel, Beurteilungsschema und Barcode als Basis für die Begehungen in der Software BITqms
Eigenschaften eines Inventarobjekts inkl. möglicher Mängel und Bewertungen
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Strukturierte Planung der Durchführungsintervalle von Begehungen inkl. Wochentag und Uhrzeit in der Software BITqms
Individuelle Definitionsmöglichkeiten der Begehungsintervalle
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Einplanen: Wie unterstützt unsere Software die regelmäßige Begehung von Inventar?

Mit BITqms legen Sie bei der Planung fest, in welchem Intervall eine Begehung stattfinden soll: täglich, wöchentlich, einmalig pro Quartal etc. Hierbei steht auch eine völlig individuelle Definition zur Verfügung, bspw. alle zwei Wochen montags von 10:00 – 12:00 Uhr (inkl. definierbarem Start- und Endzeitpunkt). So wird automatisch für den nächsten Termin eine neue Ausführung angelegt und die zuständigen Mitarbeiter werden rechtzeitig per Mail erinnert. Dadurch wird gewährleistet, dass die Begehung regelmäßig durchgeführt wird und keine Ausführung in Vergessenheit gerät. Dies führt zu einer erheblich verbesserten Qualitätssicherung.

Durchführen: Wie unterstützt unsere Software die mobile Begehung vor Ort?

Die Prüfung und Bewertung der Inventarobjekte erfolgt über BITqms2Go mobil mit dem Tablet direkt vor Ort in der Produktionshalle oder Betriebsstätte. Ausführliche Beschreibungen werden unkompliziert mit Sprachaufnahmen aufgezeichnet, statt mühsam eingegeben – oder durch aussagekräftige Bildaufnahmen ersetzt. So kann eine detailgetreue Dokumentation des Inventarobjekts erfolgen und dennoch Bearbeitungszeit eingespart werden. Zudem entfällt so ein lästiges Zuordnen von Bildern und Aufnahmen im Nachgang, da die Informationen automatisch an der Bewertung des jeweiligen Inventarobjekts hinterlegt werden.

Gerade in Produktionsstätten und abgelegenen oder sicherheitsrelevanten Bereichen steht eine Internetverbindung nicht immer zur Verfügung. Deshalb kann BITqms2Go problemlos auch offline genutzt werden.

Alternativ zur mobilen Begehung ist auch das Bewerten der Inventarobjekte am PC mit der Software möglich.

Mobile Durchführung von Begehungen auf dem Tablet mit der Software BITqms
Durchführung einer mobilen Begehung mit dem Tablet direkt vor Ort
Dokumentation aller gefundenen Mängel an Inventarobjekten bei einer mobilen Begehung in der Software BITqms
Nachvollziehbare Dokumentation der gefundenen Mängel bei einer Begehung
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Erkennen: Wie unterstützt unsere Software die frühzeitige Mangelerkennung?

Beim Durchführen der mobilen Begehung wird eine Liste von möglichen Mängeln für jedes Inventarobjekt in der Software zur Verfügung gestellt. Hier können die vorhandenen Mängel per Klick ausgewählt werden. Basierend auf dieser Auswahl werden automatisch die passenden Sofortmaßnahmen für das Inventarobjekt vorgeschlagen. Diese Sofortmaßnahmen dienen der direkten Mängelbehebung und können vom Bearbeiter sofort im Rahmen der mobilen Begehung umgesetzt und in der Software dokumentiert werden.

Nachverfolgen: Wie unterstützt unsere Software die Ableitung von Maßnahmen?

Basierend auf den erkannten Mängeln schlägt die Software nach Durchführung der mobilen Begehung automatisch passende Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen vor, die der verantwortliche Bearbeiter auf Knopfdruck anstoßen kann. Die neu gewonnenen Erkenntnisse werden so direkt als Aufgaben den jeweiligen Bearbeitern zugeteilt und können zeitnah umgesetzt werden.

Alle Maßnahmen, die aus einer mobilen Begehung resultieren, werden mit dem entsprechenden Ergebnis und Bearbeitungsstatus in einer Übersicht direkt an der Begehung innerhalb der Software angezeigt. So hat der Verantwortliche jederzeit den Überblick, welche Maßnahmen bereits durchgeführt wurden bzw. welche noch ausstehen. Außerdem können Status und Durchführung der Maßnahmen durch verschiedene Auswertungen nachverfolgt werden.
Der Bearbeiter der nächsten Begehung kann die Maßnahmen und die Beantwortungshistorie in der Software mobil direkt vor Ort einsehen und sich so ein Bild über erfolgte Verbesserungen seit den letzten Begehungen machen.

Automatische Maßnahmenableitung aus den Ergebnissen einer mobilen Begehung in der Software BITqms
Automatische Ableitung von Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen aus den Ergebnissen einer Begehung
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Begehungsprotokolle mit individuellem Design und relevantem Inhalt in der Software BITqms gestaltbar
Automatisch generierte Begehungsprotokolle mit individuellem Layout
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Nachweisen: Wie unterstützt unsere Software die Erstellung des Begehungsprotokolls? 

Das Begehungsprotokoll kann nach Beenden der Begehung auf Knopfdruck erstellt und als MS Word- oder PDF-Dokument exportiert werden. Layout und Inhalt der Begehungsprotokolle können flexibel zusammengestellt werden – so kann das Protokoll je nach Zielgruppe bspw. eine andere Informationstiefe enthalten oder eine andere Designvorlage verwenden. Abhängig von den gewählten Einstellungen können dabei alle Informationen aus der Begehung berücksichtigt werden: Ergebnisse, Bewertung der Inventarobjekte, Mängel und Abweichungen, Bilder etc.

Praktisch: Die Druckversion des Begehungsprotokolls kann automatisch an die Verantwortlichen weitergeleitet oder über Portale zur Verfügung gestellt werden – so erhalten auch Gebiets- oder Bereichsleiter schnell einen Überblick über ihre Verantwortungsbereiche.

Analysieren: Wie unterstützt unsere Software die systematische Auswertung und Identifikation von Verbesserungspotenzialen?

Mit dem umfangreichen Berichtswesen behalten Sie anstehende Begehungen und überfällige Maßnahmen stets im Blick. Spezielle Berichte erleichtern zudem Ihren Arbeitsalltag: So bietet beispielsweise die Begehungsliste einen schnellen Überblick über alle anstehenden und abgeschlossenen Begehungen inkl. deren Ergebnis sowie nächsten geplanten Durchführung.

Die Standardisierung der Begehungen ermöglicht zudem aufschlussreiche Vergleiche zwischen verschiedenen Begehungen: Detaillierte Auswertungen wie Ergebnis- und Mangelauswertungen ermöglichen die übergreifende Analyse über Inventartypen, Beurteilungen, Punktequoten, Mängel, Maßnahmen, Zeiträume, Standorte oder Abteilungen etc.

Verschiedene Auswertungen im Begehungsmanagement der Software BITqms zeigen anstehende Begehungen oder eine Übersicht über gefundene Mängel
Detaillierte Analysen zu offenen Begehungen und Mängelberichten
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Verschiedene Auswertungen im Begehungsmanagement der Software BITqms liefern Informationen über den Status der Inventarobjekte oder die Unterschiede zwischen Standorten
Standort-Vergleiche über die Ergebnisse der Begehungen
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Modulbroschüre

Laden Sie hier die Modulbroschüre für Begehungsmanagement mit der Software BITqms herunter.

Klingt interessant?

Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihr Begehungsmanagement mit BITqms aussehen könnte.

Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Begehungsmanagements oder Abbildung bereits bestehender Strukturen.

Über den Tellerrand hinaus: Im Zusammenspiel mit anderen BITqms-Modulen

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